Defter ve belgelerle ilgili dikkat edilecek hususlar ve hukuki sonuçları (22.10.2008)

 

I- KONUYA İLİŞKİN YASAL DÜZENLEME

Vergi Usul Kanunu’nun 253. maddesinde, “Bu Kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.” hükmü yer almaktadır. Yine Vergi Usul Kanunu’nun 254. maddesinde ise “Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar, 232, 234 ve 235. maddeler mucibince almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.” denilmektedir. Söz konusu maddelerde defter tutmak mecburiyetinde olan ve defter tutmak mecburiyetinde olamayan mükelleflerin ilgili evrakları muhafaza süresine ilişkin düzenlemeler yapılmıştır.
Yine Vergi Usul Kanunu’nun 256. maddesinde muhafaza zorunluluğunda olan mükelleflerin ibrazına ilişkin olarak “Geçen maddelerde yazılı gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257. madde ile getirilen zorunluluklara tabi olanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar. Bu zorunluluk Maliye Bakanlığınca belirlenecek usule uygun olarak, tasdike konu hesap ve işlemlerin doğrulanması için gerekli kayıt ve belgelerle sınırlı olmak üzere, bu hesap ve işlemlere doğrudan ya da silsile yoluyla taraf olanlara, defter ve belgelerinin tetkiki amacıyla yeminli mali müşavirler tarafından yapılan talepler için de geçerlidir.” hükmü yer almaktadır.

 

II- MÜKELLEFLERİN DEFTER VE BELGELERİ İBRAZ ETMEMESİ HALİNDE KARŞILAŞACAĞI YAPTIRIMLAR
A- KURUMLAR VE KATMA DEĞER VERGİSİ AÇISINDAN
Vergi Usul Kanunu’na göre tutulması mecburi olan defterlerin vergi incelemesi yapmaya yetkili olanlara herhangi bir sebeple ibraz edilmemesi re’sen takdir nedenidir.(VUK, md. 30/3)
Mükelleflerce incelemede defter ve belgelerin ibraz edilmemesi halinde inceleme elemanı, elinde incelemeye ilişkin veri varsa söz konusu veriye istinaden mükelleflerin dönem matrahını re’sen takdir yoluna gider .
KDV Kanunu’nun 34/1. maddesine göre mükellefler, satın aldıkları mal veya hizmetlere ait katma değer vergisini, alış faturası veya benzeri vesikalar ve gümrük makbuzu üzerinde gösterilmek ve bu belgeleri kanuni defterlerine kaydetmek şartıyla indirebilirler. Vergi inceleme elemanları bu hüküm gereğince defter ve belgelerini ibraz etmeyen mükelleflerin ilgili dönemlerdeki KDV beyannamelerinde indirilecek KDV olarak gösterilen vergi indirimlerini, doğruluğunun sağlanmaması nedeniyle reddederek katma değer vergisi raporu düzenlemektedirler.

B- DİĞER CEZAİ İŞLEMLER
Vergi Usul Kanunu’nun 359. maddesinde, 5728 sayılı Kanun’un 276. maddesiyle değişiklikler yapılmış olmakla birlikte, eski hüküm genel anlamı ile korunarak defter ve belgelerini yetkili memurlara ibraz etmeyenlerin yine hapis cezası ile cezalandırılması kuralı benimsenmiştir. Cezaların Türk Ceza Kanunu’na uygun hale getirilmesi maksadıyla yapılan bir düzenlemedir. Bilindiği gibi yaptıkları inceleme sırasında 359. maddede yazılı kaçakçılık suçlarını tespit eden merkezi denetim elemanları tarafından doğrudan doğruya, diğer vergi incelemeye yetkili memurlar ise ilgili defterdarlığın veya Vergi Dairesi Başkanı’nın uygun görüşü ile keyfiyeti yetkili Cumhuriyet Savcılığı’na bildirmek mecburiyetindedirler.(VUK, md. 367)
4369 sayılı Kanun ile 359. maddede yapılan değişiklikle vergi kanunlarına göre defter, kayıt ve belgeleri tahrif edenler veya gizleyenler, 1 yıldan 3 yıla kadar hapis cezası ile, aynı defter ve belgeleri yok edenler ise 3 yıldan 5 yıla kadar ağır hapis cezası ile cezalandırılacaklardır.
Ayrıca Vergi Usul Kanunu’nun 256. maddesi hükmüne göre, mükelleflerin defter ve belgelerini vergi incelemeye yetkili olanlara ibraz etmek mecburiyetleri vardır. Bu mecburiyete uyulmaması halinde anılan Kanun’un mükerrer 355. maddesi uyarınca aşağıdaki özel usulsüzlük cezaları kesilir:
1- Birinci sınıf tüccarlar ile serbest meslek erbabı hakkında (378 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile 1.1.2008’den itibaren 1.490 YTL),
2- İkinci sınıf tüccarlar, defter tutan çiftçiler ile kazancı basit usulde tespit edilenler hakkında (378 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile 1.1.2008’den itibaren 680 YTL), özel usulsüzlük cezası kesilir.

III- MÜCBİR SEBEP HALİNDE DEFTER VE BELGELERİN İBRAZ EDİLEMEMESİ
Mücbir sebeplerle mükellefin defter ve belgelerinin zarar görmesi veya kaybolması halinde Vergi Usul Kanunu’nun cezalarla ilgili hükümleri uygulanmaz.(VUK. Md. 373)
Mücbir sebep VUK’un 13. maddesinde aşağıdaki gibi açıklanmıştır.
“Mücbir sebepler:
1. Vergi ödevlerinden herhangi birinin yerine getirilmesine engel olacak derecede ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk;
2. Vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler;
3. Kişinin iradesi dışında vukua gelen mecburi gaybubetler;
4. Sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyla defter ve vesikalarının elinden çıkmış bulunması,
gibi hallerdir.”

Mücbir sebep hali bilinen bir sebebe dayanıyor ise bunu ispata gerek yoktur ancak, sadece kendisini ilgilendiren bir sebep ise mükellefin Türk Ticaret Kanunu’na göre 15 gün içinde yetkili mahkemeye müracaat ederek zayi belgesi alması gerekir.

IV  SONUÇ    
   CEZAİ İŞLEMLERE MUHATAP OLMAMANIZ İÇİN ;DEFTER VE BELGELERİNİZİ MUHAFAZA ETTİĞİNİZ ARŞİVLERE HAKİM OLMANIZI VE FİŞ, FATURA, İRSALİYE GİBİ BELERİNİZİN SERİ VE SIRA NUMARALARINI KONTROL EDİP MAKSAT DIŞI KULLANIMINI ÖNLEMİNİZ RİCA OLUNUR.