Ticari defterlerdeki kayıtların sahipleri lehine delil sayılabilmesi için bu defterlerin Kanuna uygun olarak tutulmuş olması ve birbirini teyit etmesi zorunludur. (T.T.K. Mad. 85) Defterlerin Kanuna uygun olarak tutulmuş olmasının ilk koşulu, tasdike tabi olanların açılış ve kapanış tasdiklerinin süresi içinde yaptırılmış olmasıdır. (T.T.K. Mad. 69.70 ve 72)
Defterlerin kapanış tasdikleri Türk Ticaret Kanunu’ndan kaynaklanan bir zorunluluk olup, müeyyidesi ise ispat hukuku ile ilgili bulunmaktadır. Vergi hukukunda kapanış tasdikine ilişkin herhangi bir zorunluluk ve cezai yaptırım bulunmamaktadır.
Türk Ticaret Kanununa göre kapanış tasdikine tabi defterler yevmiye defteri ile envanter defterinden ibarettir. (T.T.K. Mad. 70 ve 72) Defteri Kebirin kapanış tasdiki zorunlu değildir. Yevmiye defterinin 2009 Ocak ayı sonuna kadar notere ibraz edilmesi ve noter tarafından defterdeki son kaydın altına ”GÖRÜLMÜŞTÜR” ibaresi konulmak suretiyle tasdik edilmesi zorunludur. (T.T.K. Mad. 72)
Aynı şekilde envanter defterinin de, envanter ve bilançonun bu deftere kaydedilmesinden ve altının tacir veya kurum yöneticileri tarafından imzalanmasından sonra 2009 Mart ayı sonuna kadar notere ibraz edilerek kapanış tasdikinin yaptırılması gerekir. (T.T.K. Mad. 72) (*)
KAPANIŞ TASDİKİNİN AMACI VE YAPTIRIMLAR
Kapanış tasdikinin ana amacı defter sayfalarının boş veya satırlarının aralıklı olup olmadığını denetlemek ve böylece, sonradan eski tarihli kayıt yapılmasının önüne geçmektir.
Türk Ticaret Kanunu’nun 85. maddesi “kanuna uygun bir surette tutulan ve birbirini teyit eden ticari defterlerin münderecatı (içeriği) sahibi lehine delil ittihaz olunur (kabul edilir); şu kadar ki hasım tarafın keza kanuna uygun surette tutulmuş olan ve birbirlerini teyideden (doğrulayan) defterleri buna aykırı olur veya bu hususta hiçbir kaydı havi bulunmazsa yahut iddianın dayandığı kaydın aksi, vesika veya diğer muteber delillerle ispat edilirse sözü geçen kaydın ispat kuvveti kalmaz.” hükmünü içermektedir.
Bu doğrultuda kapanış tasdiki yapılmamış olan defterlerin sahibi lehine delil olarak kabul edilmesi mümkün değildir. Yargı kararları da bu yöndedir. Uygulamada özellikle yevmiye defterlerinin kapanış tasdiklerinin ihmal edildiği, bu bağlamda bilgisayarla tutulan kayıtlarda ise son yıllarda kapanış tasdiklerinin hiç dikkate alınmadığı gözlenmektedir.
Oysa kapanış tasdikleri Türk Ticaret Yasası’nın emredici hükümleri arasında yer almakta olup, yapılmayan tasdik işlemi defterlerin delil olma özelliğinin yok sayılması sonucuna bağlanmış bulunmaktadır.
Bu bağlamda bilanço esasına göre defter tutan yükümlülerin defter kayıtlarını Türk Ticaret Yasası’nın 70. maddesine uygun tutmaları ve kapanış tasdiklerini de bu bağlamda yaptırmış olmaları yasal zorunluluk olmaktadır.
Kapanış tasdikine tabi defterlerin söz konusu işleme tabi tutulmaması halinde, çeşitli sorunlar ortaya çıkabilir.
Bunlar;
Kapanış tasdikini yaptırmayanların ticari defterleri kendi lehlerine delil olamaz. Dolayısıyla tacir kapanış tasdiki yapılmamış bir defteri ispat vesikası olarak kullanamaz. Kapanış tasdiki yaptırılmayan defterler, tam ve kanuna uygun olarak tutulmuş sayılmaz.
o Türk Ticaret Kanununun 67’nci maddesi’nin üçüncü paragraf; kapanış tasdiki yaptırmayanlar ağır para cezası ile cezalandırılır hükmünü içermekte olup devamında (dördüncü paragraf) “Hakimler, noterler, sicil memurları, ve diğer memurlar resmi muameleler dolayısıyla bir tacirin defter tutma mükellefiyetine aykırı hareket ettiğini öğrenince keyfiyeti müddeiumumîliğe (savcılığa) bildirmeye mecburdur” denilmektedir.
o 2004 Sayılı İcra İflas Kanununun 310/5’nci maddesine göre kapanış tasdiki yaptırmayanların iflas etmeleri halinde müflisin taksiratlı sayılacağı ve Türk Ceza Kanununa göre cezalandırılacağı hüküm altına alınmıştır.
SONUÇ
İşletmelerin tüm iş ve işlemlerini güncel mevzuat ve genel kabul görmüş ilkeler çerçevesinde yürütme gerekliliği vardır.
Türk Ticaret Kanunu hükümleri kapanış tasdikini zorunlu kılmaktadır. Bu zorunluluk taslak olarak hazır bulunun Yeni Türk Ticaret Kanunu tasarısında da mevcuttur. Yeni tasarı ile kapanış tasdik sürelerinin değiştirilmesi uygun bulunmuş ancak kapanış tasdiki zorunluluğunun kaldırılması benimsenmemiştir.
2008 yılına ilişkin yevmiye defterlerinin 31 Ocak 2009 ve envanter defterlerinin 31 Mart 2009 mesai bitimine kadar (*) notere ibraz edilerek kapanış tasdiklerinin yaptırılmasının unutulmaması dileği ile….