TİCARİ DEFTERLERDE KAPANIŞ TASDİKİ
GİRİŞ
Gerek Vergi Usul Kanunu ve Gerekse Türk Ticaret Kanunu hükümleri doğrultusunda ülkemizde usulüne uygun bir şekilde defter tutma konusunda hükümler bulunmaktadır.
Söz konusu hükümler Vergi Usul Kanununun “Defter Tutma” başlıklı “İkinci kısım”’da, Türk Ticaret Kanununda ise “Ticari Defterler” başlığında “Beşinci Fasıl”’da yer almaktadır.
Vergi Usul Kanununun “Defterlerin Tasdiki” başlıklı 220’nci maddesinde tasdike tabi defterler sıralanmış olmakta birlikte Türk Ticaret Kanununun 69’ncu maddesi, 66’ncı maddede belirtilen defterlerin tasdik işleminin yaptırılmasını zorunlu kılmaktadır. (1)
Vergi mevzuatı hükümleri doğrultusunda tutulması ve tasdik edilmesi gereken defterlerin açılış tasdikinden, ticaret mevzuatında ise açılış tasdiki ve devamında kapanış tasdikinin zorunluluğundan söz edilmektedir.
1- KAPANIŞ TASDİKİNE TABİ DEFTERLER VE TASDİK ZAMANI
Tutulması ve tasdik edilmesi zorunlu bulunan defterlerden Yevmiye Defteri ve Envanter Defterinin kapanış tasdikine tabi tutulması Tük Ticaret Kanunu hükmüdür.
Türk Ticaret Kanununun “ÇEŞİTLİ DEFTERLER” “I. YEVMİYE” başlıklı 70’nci maddesi’nin son fıkrası “Yevmiye defteri yeni senenin en geç Ocak ayı sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce (Görülmüştür) sözü yazılarak mühür ve imza ile tasdik ettirilmek şarttır” hükmünü içermektedir. “III ENVANTER DEFTERİ” “1. UMUMİ OLARAK” başlıklı 72’nci maddesinin üçüncü fıkrasında “iş yılı, altı aydan az, on iki aydan çok olamaz. Kanunda aksine hüküm olmadıkça, iş yılı sonu için çıkarılacak envanter ve bilançoların gelecek iş yılının ilk üç ayı içinde tamamlanmış olması lazımdır”, dördüncü fıkrasında ise “Envanter defterine geçirilen envanter ve bilanço …………. selahiyetli olan kimseler tarafından imza ve notere ibraz olunur. Noterin yapacağı muamele hakkında 70’nci maddenin son fıkrası (2) tatbik olunur…..” hükmü yer almaktadır.
Yukarıdaki yasa hükmünden hareketle Yevmiye Defterinin yeni yılın Ocak ayı sonuna kadar, Envanter Defterinin ise yeni yılın Mart ayı sonuna kadar kapanış tasdikine tabi tutulması yasal bir zorunluluk olarak karşımıza çıkmaktadır.
2- KAPANIŞ TASDİKİNİN AMACI VE YAPTIRIMLAR
Kapanış tasdikinin ana amacı defter sayfalarının boş veya satırlarının aralıklı olup olmadığını denetlemek ve böylece, sonradan eski tarihli kayıt yapılmasının önüne geçmektir.
Türk Ticaret Kanunu’nun 85. maddesi “kanuna uygun bir surette tutulan ve birbirini teyit eden ticari defterlerin münderecatı (içeriği) sahibi lehine delil ittihaz olunur (kabul edilir); şu kadar ki hasım tarafın keza kanuna uygun surette tutulmuş olan ve birbirlerini teyideden (doğrulayan) defterleri buna aykırı olur veya bu hususta hiçbir kaydı havi bulunmazsa yahut iddianın dayandığı kaydın aksi, vesika veya diğer muteber delillerle ispat edilirse sözü geçen kaydın ispat kuvveti kalmaz.” hükmünü içermektedir.
Bu doğrultuda kapanış tasdiki yapılmamış olan defterlerin sahibi lehine delil olarak kabul edilmesi mümkün değildir. Yargı kararları da bu yöndedir.
Uygulamada özellikle yevmiye defterlerinin kapanış tasdiklerinin ihmal edildiği, bu bağlamda bilgisayarla tutulan kayıtlarda ise son yıllarda kapanış tasdiklerinin hiç dikkate alınmadığı gözlenmektedir. Oysa kapanış tasdikleri Türk Ticaret Yasası’nın emredici hükümleri arasında yer almakta olup, yapılmayan tasdik işlemi defterlerin delil olma özelliğinin yok sayılması sonucuna bağlanmış bulunmaktadır. Bu bağlamda bilanço esasına göre defter tutan yükümlülerin defter kayıtlarını Türk Ticaret Yasası’nın 70. maddesine uygun tutmaları ve kapanış tasdiklerini de bu bağlamda yaptırmış olmaları yasal zorunluluk olmaktadır. (3)
Kapanış tasdikine tabi defterlerin söz konusu işleme tabi tutulmaması halinde, çeşitli sorunlar ortaya çıkabilir.
Bunlar;
o Kapanış tasdikini yaptırmayanların ticari defterleri kendi lehlerine delil olamaz. Dolayısıyla tacir kapanış tasdiki yapılmamış bir defteri ispat vesikası olarak kullanamaz. Kapanış tasdiki yaptırılmayan defterler, tam ve kanuna uygun olarak tutulmuş sayılmaz. (4)
o Türk Ticaret Kanununun 67’nci maddesi’nin üçüncü paragraf; kapanış tasdiki yaptırmayanlar ağır para cezası ile cezalandırılır hükmünü içermekte olup devamında (dördüncü paragraf) “Hakimler, noterler, sicil memurları, ve diğer memurlar resmi muameleler dolayısıyla bir tacirin defter tutma mükellefiyetine aykırı hareket ettiğini öğrenince keyfiyeti müddeiumumîliğe (savcılığa) bildirmeye mecburdur” denilmektedir.
o 2004 Sayılı İcra İflas Kanununun 310/5’nci maddesine göre kapanış tasdiki yaptırmayanların iflas etmeleri halinde müflisin taksiratlı sayılacağı ve Türk Ceza Kanununa göre cezalandırılacağı hüküm altına alınmıştır.
SONUÇ
İşletmelerin tüm iş ve işlemlerini güncel mevzuat ve genel kabul görmüş ilkeler çerçevesinde yürütme gerekliliği vardır.
Türk Ticaret Kanunu hükümleri kapanış tasdikini zorunlu kılmaktadır. Bu zorunluluk taslak olarak hazır bulunun Yeni Türk Ticaret Kanunu tasarısında da mevcuttur. Yeni tasarı ile kapanış tasdik sürelerinin değiştirilmesi uygun bulunmuş ancak kapanış tasdiki zorunluluğunun kaldırılması benimsenmemiştir.
2007 yılına ilişkin yevmiye defterlerinin 31 Ocak 2008 ve envanter defterlerinin 31 Mart 2008 mesai bitimine kadar notere ibraz edilerek kapanış tasdiklerinin yaptırılmasının unutulmaması dileği ile….